Répondez aux clients avec vos propres documents
Chaque courriel client démarre l’agent. Il prépare une réponse appuyée sur vos documents, et l’employé la relit puis l’envoie.
Fonctionne avec
- Outlook
- Gmail
- SharePoint
Nouveau courriel de Coop Laurentides
Le client demande s’il peut retourner une table livrée le 28 octobre. La politique accepte un retour sous 30 jours, transport à sa charge. Je propose la réponse ci-dessous.
- politique-retours-2026.pdf
- conditions-de-vente-v4.docx
- procedure-retour-marchandise.pdf
Brouillon de réponse
Re : Retour d’une table
À relire et envoyer depuis votre messagerie
La situation
La boîte du service client reçoit une quarantaine de demandes par jour. Les mêmes questions reviennent, et chaque employé répond à sa façon. Retrouver la bonne politique prend plus de temps qu’écrire la réponse.
Comment l’agent travaille
Départ
Un nouveau courriel arrive dans Outlook ou Gmail. L’entreprise a activé ce déclencheur dans ses réglages.
Lecture
L’agent lit la demande, puis cherche la politique ou la procédure applicable dans les bibliothèques SharePoint raccordées.
Préparation
Il résume en une phrase ce que veut le client, classe la demande, estime son urgence et rédige une réponse polie avec ses sources.
Validation
L’employé relit le brouillon, le corrige au besoin et l’envoie lui-même. Après avoir lu un courriel externe, l’agent n’envoie rien dans la même conversation.
Ce que vous recevez
Un brouillon de réponse sourcé
Le résumé de la demande, son urgence et une réponse prête à relire. Les documents utilisés sont listés dessous.
Les garde-fous
- Chaque réponse liste les documents utilisés. Un clic ouvre la source.
- Si l’information manque, l’agent le dit et propose la question à poser au client.
- Il ne promet ni remboursement ni délai que l’entreprise n’a pas écrit.
Ce qu’il ne fait pas encore
- Le brouillon arrive à la personne qui a créé le déclencheur. La répartition entre plusieurs employés n’est pas encore offerte.
- Les pièces jointes du courriel ne sont pas encore lues.
Confiez une première tâche à un agent
Apportez une tâche de votre équipe, nous construisons l’agent devant vous.